دبیرخانه مرکزی


 

دبیرخانه مرکزی دانشگاه یکی از ادارات زیرمجموعه معاونت پشتیبانی و منابع انسانی است که مسئولیت دریافت، ثبت، توزیع و نظارت کامل در امور مکاتبات و ارجاع آن ها و نیز حفظ و مراقبت در حسن صدور مکاتبات و یا به عبارتی فرآیند و تسهیل گردش مکاتبات اداری درون و برون سازمانی را به عهده دارد.

bullet اهداف و برنامه‌ها

  • تلاش و تقویت در جهت ارتقاء فرآیند مکاتبات الکترونیکی
  • حفظ و مراقبت از اطلاعات مکاتبات درون و برون سازمانی
  • تکریم ارباب رجوع
  • تلاش برای آسان سازی فرآیند مکاتبات جهت تسریع در امر پاسخگویی به مراجعین
  • ارتقاء کیفی و فنی خدمات دهی مراجعین
  • تلاش در یکپارچه سازی اتوماسیون های اداری داخل و خارج از دانشگاه
  • تلاش در جهت حذف مراجعه حضوری مراجعین

bullet شرح وظایف

  • دريافت و ثبت و توزيع نامه های وارده و صادره
  • توزيع و ارجاع نامه های دريافتی به واحدهای داخلی
  • تكثير بخشنامه ها و اطلاعيه های داخلی كه از سوی رييس دانشگاه و ساير مسئولين صادر می گردد
  • دريافت و مخابره و ارسال كليه دورنويس ها
  • طبقه بندی و كدبندی و بايگانی كليه نامه ها، دورنويس ها و ساير اسناد بر اساس نامه های رسيده و بخشنامه های ارسالی
  • همكاری با دفتر رياست دانشگاه و ... در تشكيل پروندههای راكد و امحاء اوراق زائد و غيرضروری در دبيرخانه
  • نظارت كامل در امور نامه های اداری و ارجاع آنها به واحدهای مربوط و مراقبت در حسن صدور آنها
  • همكاری با مديريت تشكيلات و بهبود روشها دانشگاه در خصوص مكانيزه نمودن بايگانی و كدبندی مكاتبات